Cómo crear una tabla de contenido automática en Word

Una tabla de contenido automática funciona con estilos de título, no con formato manual

Word construye una tabla de contenido a partir de los títulos de tu documento. Reconoce esos títulos por los estilos integrados: Título 1 para capítulos, Título 2 para apartados y Título 3 para subapartados. Si solo agrandas y pones en negrita un título, permanecerá invisible para la tabla de contenido. El estilo es el vínculo entre tu texto y la tabla, y sin ese vínculo Word no sabe qué es un título.

Este sistema tiene una segunda ventaja que va más allá de la tabla de contenido. Los estilos de título también completan el Panel de navegación (desde la pestaña Vista, activando la casilla Panel de navegación), con el que puedes saltar por documentos largos con un clic. Además, determinan la estructura del documento que usan los lectores de pantalla y los lectores de PDF. Quien aplica bien los estilos obtiene la tabla de contenido casi gratis y al mismo tiempo hace el documento más accesible.

Una tabla de contenido tecleada manualmente, en la que tú mismo escribes títulos y números de página, se estropea con cualquier modificación. Si un capítulo se desplaza una página, todos los números siguientes dejan de ser correctos. La variante automática lo resuelve porque Word calcula los números por sí mismo. Por eso, invierte primero en tener bien los estilos de título; te compensará en cada revisión del documento.

Si quieres capítulos numerados (1, 1.1, 1.2), vincula una lista multinivel a tus estilos de título mediante Inicio > Lista multinivel > Definir nueva lista multinivel. Word numerará los títulos automáticamente y trasladará esos números a la tabla de contenido. Esto también solo funciona si los títulos tienen aplicados los estilos de título, así que el estilo sigue siendo la base de todo.

Aplica primero los estilos de título correctos en todas partes

Antes de insertar nada, asigna a cada título el estilo correspondiente. Selecciona un título, ve a la pestaña Inicio y haz clic en la galería Estilos en Título 1, Título 2 o Título 3. Usa los niveles de forma coherente: los títulos de capítulo llevan Título 1, los apartados inferiores Título 2 y los subapartados Título 3. No te saltes ningún nivel, porque un Título 3 directamente bajo un Título 1 desordena la jerarquía de la lista.

Si no te gusta el formato predeterminado de un estilo de título, modifícalo mediante el propio estilo y no título por título. Haz clic con el botón derecho en el estilo en la galería y elige Modificar. Todos los títulos con ese estilo se adaptarán de una vez y la tabla de contenido permanecerá correcta. Así mantienes un documento consistente donde un cambio de fuente o color se aplica en todas partes al mismo tiempo, sin tener que retocar cada título por separado.

Comprueba rápidamente la estructura mediante el Panel de navegación. Si falta un título allí, es que tiene el estilo Normal en lugar de un estilo de título. Corrígelo antes de insertar la tabla de contenido para evitar huecos en la lista. En ese mismo panel puedes incluso arrastrar capítulos enteros a otra ubicación; Word moverá también todo el texto subordinado.

Inserta la tabla de contenido desde la pestaña Referencias

Una vez que los títulos tengan los estilos correctos, insertar la tabla es cuestión de tres acciones.

1. Coloca el cursor donde quieras que aparezca la tabla de contenido, normalmente en una página en blanco después de la portada.
2. Ve a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Tabla de contenido a la izquierda.
3. Elige entre las opciones automáticas Tabla automática 1 o Tabla automática 2. La diferencia está solo en el título que aparece encima de la lista ("Contenido" o "Tabla de contenido").

Referencias -> Tabla de contenido -> Tabla automática 1

Word inserta ahora una lista ordenada con títulos, niveles intermedios y números de página. En el documento puedes navegar por la tabla de contenido manteniendo presionada la tecla Ctrl y haciendo clic en una línea. El cursor saltará al capítulo correspondiente. Si quieres forzar una página nueva para que la tabla de contenido quede separada del resto, inserta un salto de página con Ctrl + Enter antes de empezar.

Si usas una numeración de páginas distinta para las páginas preliminares (por ejemplo, números romanos para la tabla de contenido y arábigos a partir del capítulo 1), divide el documento en secciones con un salto de sección mediante Diseño > Saltos > Página siguiente. Luego configura la numeración por sección. La tabla de contenido reflejará esos números sin problema, siempre que actualices la tabla después de cada cambio.

Actualiza la tabla de contenido después de cada cambio

Una tabla de contenido automática es un campo, no texto normal. Si añades un capítulo o cambian los números de página, la tabla no se actualiza sola; debes hacerlo tú. Hay dos formas.

• Haz clic en cualquier parte de la tabla de contenido y pulsa F9.
• O bien, haz clic en el botón Actualizar tabla de contenido que aparece encima de la tabla en cuanto haces clic en ella.

A continuación Word pregunta qué quieres actualizar:

En caso de duda, elige siempre Actualizar toda la tabla. Nunca es un error y evita que falte un capítulo nuevo. Actualiza la tabla como último paso antes de guardar, imprimir o exportar el documento. Si quieres que Word actualice los campos automáticamente al imprimir, ve a Archivo, Opciones, Mostrar y activa la opción "Actualizar campos antes de imprimir". Así nunca imprimirás sin querer una tabla de contenido desactualizada.

Personaliza el formato mediante Tabla de contenido personalizada

Si quieres mostrar más o menos niveles, o cambiar los puntos entre el título y el número de página, elige Referencias > Tabla de contenido > Tabla de contenido personalizada. En esa ventana puedes configurar, entre otras cosas:

• Niveles de visualización: cuántos niveles de título se incluyen. Pon 2 si solo quieres capítulos y apartados, dejando fuera los subapartados.
• Carácter de relleno: el relleno entre el texto y el número de página (puntos, guiones o nada).
• Formato: un aspecto predefinido como Formal, Clásico o Elegante, que determina la fuente y la sangría.
• Mostrar números de página y Alinear a la derecha: casillas para el diseño clásico con los números a la derecha.

En la vista previa verás los cambios al instante. Confirma con Aceptar. Word te preguntará si deseas reemplazar la tabla de contenido existente; elige Sí y el nuevo formato se aplicará. Puedes ajustar el formato de las líneas de la lista más adelante mediante los estilos TDC 1, TDC 2 y TDC 3, que Word asocia automáticamente a los niveles. Si modificas esos estilos, cambiará el aspecto de toda la tabla.

Cuando personalices, busca el equilibrio entre niveles y legibilidad. Una tabla de contenido que muestre los tres niveles se convierte rápidamente en una pared confusa de líneas en un documento largo. Para un informe de decenas de páginas suelen bastar dos niveles, para que el lector vea la línea general y no se pierda entre subapartados. Los subapartados se quedan tal cual en el texto; solo no los muestras en la lista.

Incluye estilos propios o líneas sueltas en la tabla de contenido

Si utilizas estilos de título propios, asígnales un nivel mediante Tabla de contenido personalizada > Opciones. Introduce un número de nivel (1, 2 o 3) junto a tu estilo y borra los números de los estilos que no quieras mostrar. Así, un documento con estilos corporativos propios puede tener una tabla de contenido correcta sin tener que volver a los estilos de título estándar.

Si quieres incluir una sola línea sin convertirla en un título real, usa el botón Agregar texto en la pestaña Referencias. Selecciona la línea, haz clic en Agregar texto y elige un nivel. En la siguiente actualización, la línea aparecerá en la tabla aunque en el texto conserve su formato propio. Si lo que quieres es excluir una línea, elige en Agregar texto la opción No mostrar en la tabla de contenido.

Este enfoque resulta útil en presupuestos y manuales, donde no todas las líneas destacadas son títulos de capítulo. A la hora de compartir esos documentos, a menudo conviene fijar el formato en un PDF para que la maquetación y los números de página se vean en el equipo del destinatario igual que en tu pantalla.

Soluciona los problemas más comunes con la tabla de contenido

La mayoría de las quejas sobre una tabla de contenido se deben a un puñado de causas recurrentes. Repásalas antes de ponerte a tocar el formato, porque casi siempre está en los estilos de título o en un olvido al actualizar.

• La tabla de contenido se queda vacía: tus títulos no tienen aplicado un estilo de título. Aplica Título 1, Título 2 y Título 3 y actualiza con F9.
• Los números de página no son correctos: no has actualizado la tabla. Pulsa F9 y elige Actualizar toda la tabla.
• Falta un título: esa línea tiene el estilo Normal en lugar de un estilo de título, o el nivel de visualización es demasiado bajo. Comprueba el estilo y, si hace falta, aumenta el número de niveles de visualización.
• Aparecen demasiadas líneas: algún párrafo normal recibió sin querer un estilo de título. Cámbialo de nuevo a Normal.
• ¡Error! Marcador no definido: hay una referencia a un marcador que ya no existe. Actualiza toda la tabla; si el error persiste, elimina la tabla e inserta una nueva.
• La tabla de contenido tiene un fondo gris: es el sombreado de campo, visible solo en pantalla y no se imprime. Para quitarlo, ve a Archivo, Opciones, Avanzadas y cambia "Mostrar sombreado de campo" a Nunca.

Actualiza la tabla justo antes de enviar o entregar el documento. Un lector que reciba un PDF con números de página desactualizados hará clic en el capítulo equivocado, lo que da una impresión de descuido que se podría haber evitado con solo pulsar F9.

Para obtener el procedimiento completo y actualizado según cada versión de Word, Microsoft remite a las instrucciones oficiales para insertar una tabla de contenido. Si dudas si tienes la versión de Office adecuada para determinadas funciones, compara primero Microsoft 365 y Office 2021 para ver qué actualizaciones y funciones obtienes. Si no logras activar tu instalación de Office, nuestra explicación sobre cómo activar Office con error 0xC004F074 te ayudará.