Configurar el trabajo compartido en Revit: ¿cómo funciona el modelo central?

El trabajo compartido divide un proyecto de Revit en un modelo central y copias locales personales.

El trabajo compartido (worksharing) es el método con el que varios proyectistas trabajan a la vez en el mismo proyecto de Revit. En lugar de que todos dibujen en el mismo archivo del servidor, hay un modelo central en una ubicación de red y cada usuario trabaja en su propio modelo local en su propio PC. Los cambios van y vienen mediante el comando Sincronizar con central.

El modelo central guarda la versión maestra y registra quién edita qué elemento. El modelo local es tu copia de trabajo personal. Mientras no sincronices, nadie ve tus cambios y tú no ves los de tus compañeros. Así el trabajo compartido es seguro: el modelo no puede ser sobrescrito por dos personas a la vez en el mismo elemento.

El requisito es una carpeta de red compartida o un servicio en la nube de Autodesk al que todos tengan acceso. Para trabajo compartido en la nube necesitas BIM Collaborate Pro; para una red local basta con una unidad compartida y la licencia estándar de Revit.

Activa el trabajo compartido con el botón Colaborar de la pestaña Colaborar.

Abre el archivo de proyecto que se convertirá en el modelo central. Trabaja localmente en un disco rápido, no directamente en el servidor. Ve a la pestaña Colaborar y, en el panel Administrar colaboración, haz clic en el botón Colaborar.

En el cuadro de diálogo Colaborar elige dónde se alojará el modelo:

• Dentro de tu red: el modelo central se guarda en una unidad de red compartida. Elige esta opción para colaborar en un servidor local.
• En la nube (En BIM Collaborate Pro): el modelo va a Autodesk Docs o BIM 360. Requiere una suscripción a BIM Collaborate Pro.

Haz clic en Aceptar. Revit activa el trabajo compartido y crea automáticamente dos subproyectos predeterminados. El archivo que tienes abierto aún no es un verdadero modelo central hasta que lo guardes con un nombre claro en la ubicación de red.

Colaborar (pestaña) > Administrar colaboración > Colaborar > Dentro de tu red > Aceptar

Ojo: activar el trabajo compartido es irreversible. Una vez que haces clic en Aceptar, el proyecto ya es para siempre un proyecto compartido. Si después quieres volver a un archivo no compartido, abre una copia con Desconectar de central y elige descartar los subproyectos. Por eso, haz una copia de seguridad antes de convertir un proyecto individual existente.

Elige entre trabajo compartido por red o en la nube según dónde esté tu equipo.

Hay dos formas de compartir el modelo central. El trabajo compartido por red coloca el modelo central en una unidad compartida dentro de tu propia red. El trabajo compartido en la nube lo sitúa en Autodesk Docs o BIM 360 y exige una suscripción a BIM Collaborate Pro. Para equipos dispersos o que teletrabajan, la variante en la nube resuelve el problema de que una unidad de red sea lenta o inaccesible a través de VPN.

Técnicamente ambas variantes funcionan igual: subproyectos, modelos locales, préstamo de elementos y Sincronizar con central se comportan del mismo modo. Solo cambia la ubicación del modelo central. Si empiezas en pequeño en una red local, más adelante puedes migrar a la nube sin reconstruir el modelo.

Los subproyectos dividen el modelo en grupos lógicos que puedes hacer visibles o editables por separado.

Un subproyecto (workset) es un conjunto de elementos, por ejemplo todas las fachadas exteriores o toda la estructura. Al activar el trabajo compartido, Revit crea dos subproyectos de usuario: Niveles y rejillas compartidos (para niveles y ejes) y Subproyecto1. Los abres y gestionas desde la pestaña Colaborar, panel Administrar colaboración, botón Subproyectos.

Crea subproyectos que se adapten a cómo el equipo se reparte el trabajo. Divisiones habituales:

• Por parte del edificio: Fachada, Núcleo, Forjados, Cubierta.
• Por disciplina o modelo vinculado: Arquitectura, Estructura, Modelos vinculados.
• Por planta en edificios en altura.

En la ventana Subproyectos configuras para cada uno si es Editable (editable por ti) y si está visible por defecto en las vistas nuevas. El subproyecto activo lo escoges en la barra de estado inferior: cada elemento nuevo se asigna a ese subproyecto, así que compruébalo antes de empezar a dibujar. Evita hacer editable un subproyecto completo, porque así reclamas todos sus elementos e impides que los compañeros accedan a ellos.

Guarda el modelo central con Guardar como en la ubicación de red.

Una vez activado el trabajo compartido, crea el verdadero modelo central. Ve al menú de la aplicación (el logotipo de Revit arriba a la izquierda) y elige Guardar como > Proyecto. Navega hasta la carpeta de red compartida a la que todos tengan acceso.

Usa un nombre que deje claro que es el modelo central, por ejemplo EdificioOficinas_CENTRAL.rvt. En la ventana Guardar como, haz clic en Opciones y comprueba que la casilla Convertir este en modelo central tras guardar esté marcada. Luego pulsa Guardar.

Menú de la aplicación > Guardar como > Proyecto > (carpeta de red) > Opciones: Convertir este en modelo central tras guardar > Guardar

A partir de ahora este archivo es el modelo central. Regla importante: nunca abras ni edites este archivo directamente para dibujar. Si alguien trabaja directamente en el modelo central, aparecerán conflictos y el temido mensaje de que no se puede guardar en el modelo central. Cómo solucionarlo lo encuentras en la guía sobre cómo arreglar el error del modelo central de Revit y qué significa el mensaje.

Cada miembro del equipo abre el modelo central con la opción Crear nuevo local activada.

Los miembros del equipo no dibujan en el modelo central sino en su propia copia local. Para crearla, selecciona el modelo central en la ventana de apertura y asegúrate de que la opción Crear nuevo local esté marcada (abajo a la derecha en la ventana Abrir). Haz clic en Abrir. Revit coloca una copia en tu carpeta de usuario local y la abre.

Antes de crear un modelo local, configura tu nombre de usuario. Ve al menú de la aplicación, Opciones > General, campo Nombre de usuario. Este nombre identifica quién edita cada elemento. Si has iniciado sesión con tu cuenta de Autodesk, Revit toma automáticamente ese nombre. Asegúrate de que cada miembro del equipo tenga un nombre único: dos personas con el mismo nombre de usuario provocan errores de sincronización.

Tomas prestado un elemento automáticamente en cuanto lo seleccionas y editas.

Revit gestiona la propiedad a nivel de elemento. En el momento en que editas un muro, puerta u otro elemento en tu modelo local, lo tomas prestado (element borrowing). Mientras lo tengas prestado, nadie más puede modificarlo. En la siguiente sincronización lo liberas.

Este enfoque, tomar prestado por elemento, casi siempre es mejor que hacer editable todo un subproyecto. Si un compañero quiere editar un elemento que tú tienes prestado, recibe un aviso de que está en uso y puede enviar una solicitud mediante Realizar solicitud. Tú ves esa solicitud y puedes liberar el elemento sincronizando o a través del botón Solicitudes de edición.

Los modos de Visualización de trabajo compartido en la barra de controles de vista muestran visualmente quién posee cada cosa: elige Estado de desprotección o Propietarios para ver por colores de quién es cada elemento. Así entiendes por qué una parte está bloqueada. Hay cuatro modos: Estado de desprotección (tuyo, de otros, libre), Propietarios (nombre del propietario), Actualizaciones del modelo (lo que ha cambiado desde tu última sincronización) y Subproyectos (color por subproyecto).

Un elemento prestado no es lo mismo que un subproyecto editable. Con el préstamo posees solo esa pieza; al hacer editable un subproyecto, reclamas de golpe todos sus elementos. Por eso el préstamo funciona más fluidamente en equipo: varias personas pueden dibujar a la vez en el mismo subproyecto mientras no toquen exactamente el mismo elemento.

Sincronizar con central envía tus cambios y recoge los de los demás.

Con Sincronizar con central (SWC) subes tus ediciones al modelo central y descargas los cambios de tus compañeros a tu modelo local. Encontrarás el botón en la pestaña Colaborar, panel Sincronizar. Hay dos variantes:

• Sincronizar ahora: sincroniza al instante con los ajustes predeterminados, sin ventana intermedia.
• Sincronizar y modificar configuración: abre una ventana donde añades un comentario y eliges qué subproyectos y elementos prestados liberar.

Utiliza además Volver a cargar el último (mismo panel) para obtener los cambios de los demás sin enviar los tuyos. Hazlo justo antes de una edición delicada para trabajar sobre la última versión.

Ritmos sensatos en la práctica:

1. Guarda tu modelo local cada 5 o 10 minutos con Ctrl+S.
2. Sincroniza con central cada 30 o 60 minutos o después de una tarea terminada.
3. Sincroniza siempre antes de imprimir o exportar, antes de grandes cambios de modelo y al final de la jornada.

Haz un Guardar local después de una sincronización para que tu copia local contenga el nuevo estado central. Cierra Revit correctamente con una última sincronización para liberar todos los elementos prestados y que los compañeros puedan acceder a ellos al día siguiente.

Si quieres devolver los elementos prestados sin enviar cambios, usa la opción Liberar todos los míos. Esto libera todos los subproyectos y elementos que posees pero que no has modificado. Resulta útil si por error has reclamado gran parte del modelo al hacer editable un subproyecto. Los elementos editados solo se liberan sincronizando.

Unos acuerdos claros sobre nombres, subproyectos y sincronización evitan conflictos.

El trabajo compartido se sostiene con disciplina de equipo. Algunos acuerdos que previenen problemas:

• Nunca dibujar en el modelo central. Todos trabajan en una copia local mediante Crear nuevo local.
• Nombre de usuario único por persona. Los nombres duplicados causan errores de propiedad y sincronización.
• Estructura fija de subproyectos. Acordar cómo se llaman y qué contiene cada uno para que el subproyecto activo siempre sea correcto.
• Liberar los elementos prestados. No quedarse con medio proyecto en posesión; sincronizar o liberar.
• Desconectar para copias externas. Si quieres enviar a alguien una copia suelta, ábrela con Desconectar de central para no mover el modelo central real.

Para equipos más grandes, Autodesk ofrece el complemento gratuito Monitor de trabajo compartido, que muestra en directo quién ha iniciado sesión, quién sincroniza y cuánta memoria usa el modelo. Así es más fácil ver por qué un compañero retiene un elemento. Quien después del trabajo compartido quiera continuar con flujos de trabajo más amplios de Autodesk, encontrará en la guía sobre cómo crear un corredor en Civil 3D un enfoque estructurado similar para modelos de infraestructura.

En la documentación de Autodesk sobre cómo activar Worksharing están los pasos oficiales.

La mayoría de los problemas de trabajo compartido vienen de archivos movidos o nombres de usuario duplicados.

Situaciones frecuentes que salen mal y su causa:

Si trabajas con licencias temporales o compradas de Revit en un equipo grande, ten en cuenta el tipo de licencia. En el resumen sobre licencia perpetua frente a suscripción y cuál es más rentable lees qué implica para un equipo que trabaja conjuntamente en un modelo central.