Pasar Outlook a otro ordenador sin perder carpetas ni contactos

Decide primero qué quieres llevarte: carpetas, cuentas, libreta de direcciones o las tres cosas.

El ordenador nuevo ya está sobre la mesa, Outlook se abre con la bandeja vacía y no aparece por ningún lado el botón que lo traiga todo de golpe. Al terminar esta página sabrás qué vuelve solo, qué tienes que ir a buscar al ordenador viejo y en qué orden hacerlo.

Casi nadie quiere «pasar Outlook» en abstracto. Lo que se quiere es algo concreto: las carpetas donde está ordenado el correo, las cuentas con sus contraseñas, la libreta de direcciones, los contactos, los datos acumulados durante años. Cada cosa viaja por un camino distinto, y por eso no funciona ninguna guía de un solo paso.

Todas empiezan igual: exporta un archivo pst e impórtalo. Para la mayoría de la gente esa es la respuesta equivocada, y encima cuesta una tarde.

El tipo de cuenta decide casi todo, y lo ves en la columna Tipo.

En el ordenador viejo, abre Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Verás la lista de tus cuentas de correo y, a la derecha, una columna llamada Tipo. La palabra que aparezca ahí vale más que cualquier tutorial.

• Microsoft Exchange, lo habitual con una suscripción de Microsoft 365, con una dirección de Outlook.com o con el correo de tu empresa: tus datos viven en el servidor.
• IMAP/SMTP: el correo vive en el servidor, pero las carpetas locales y el archivo antiguo puede que no.
• POP/SMTP: todo vive en ese ordenador y en ningún sitio más.

Aprovecha esa ventana para hacer una foto con el móvil: dirección exacta, servidor de entrada, servidor de salida. Esos datos no viajan dentro de ningún archivo y los tendrás que escribir a mano. Que uses una suscripción o una versión comprada una sola vez no cambia nada aquí, aunque sí cambia otras cosas que explicamos en la comparación entre Microsoft 365 y Office 2021.

Con Microsoft 365, Outlook.com o Exchange no tienes que exportar nada.

Si en la columna pone Exchange, tu mudanza cabe en una frase: añade la cuenta en el ordenador nuevo y deja que Outlook trabaje. El correo, el calendario y los contactos bajan otra vez del servidor. En un buzón grande tardará un rato.

Exportar un pst ahí va en tu contra: creas una copia congelada de un buzón que sigue vivo y, al importarla, cada carpeta acaba con los mensajes duplicados. Ordenar eso lleva más tiempo que la sincronización que querías ahorrarte.

Fíjate sobre todo en la cuarta columna. Por las tres primeras no nos escribe casi nadie; por esa nos escriben dos semanas después, cuando la firma ha perdido el logotipo.

Tus carpetas pueden estar fuera del servidor aunque el correo esté dentro.

Aquí se lleva el susto mucha gente con cuenta IMAP. El buzón vuelve entero, sí, pero en un Outlook con años de uso suele haber un segundo bloque de carpetas, llamado Carpetas personales, Archivo o Archivo de datos de Outlook. Ese bloque nunca ha salido del disco duro.

Nos escribió hace unos meses una gestoría que tenía el correo de cada cliente en su propia carpeta, colgando de ese segundo bloque. Configuraron las cuentas en los equipos nuevos, vieron la bandeja llena y dieron la mudanza por buena. Los clientes seguían en el ordenador del fondo, apagado desde hacía tres semanas.

Compruébalo antes de tocar nada: si esa carpeta también aparece en el móvil, está en el servidor. Si en el móvil no existe, es local y te la tienes que llevar tú.

Con una cuenta POP tu correo vive en un único sitio: el ordenador viejo.

POP es el único caso en el que las prisas se pagan caras. Este tipo de cuenta descarga los mensajes a tu equipo y, de fábrica, los borra del servidor. Tu ordenador viejo no es una copia de tu buzón. Es tu buzón.

Antes de nada, en el equipo antiguo: abre Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, haz doble clic sobre la cuenta POP, pulsa Más configuraciones y, en la pestaña Avanzadas, en el apartado de entrega, activa la opción que deja una copia de los mensajes en el servidor. A partir de ahí puedes trabajar tranquilo.

Y una advertencia que parece tontería: cuando la cuenta ya funcione en el equipo nuevo, no vuelvas a abrir Outlook en el viejo. Haría su trabajo, descargarse el correo llegado mientras tanto y quitarlo del servidor.

Así se crea el archivo pst en el equipo viejo y así se importa en el nuevo.

Ya sabes que tienes correo local. Este es el camino, en Outlook clásico, en el ordenador antiguo.

1. Abre Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar. Se pone en marcha el Asistente para importar o exportar.
2. Elige Exportar a un archivo, pulsa Siguiente y selecciona Archivo de datos de Outlook (.pst).
3. Marca la cuenta o la carpeta que quieras llevarte. Solo se puede exportar la información de una cuenta a la vez.
4. Comprueba que la casilla Incluir subcarpetas está activada. Es el descuido más frecuente y te deja con la bandeja de entrada y nada debajo.
5. Pulsa Examinar para elegir dónde guardar el archivo, en un pendrive o en un disco externo, y termina con Finalizar.

Los adjuntos no necesitan cuidados: Microsoft indica que la exportación a un archivo .pst incluye los datos adjuntos.

En el equipo nuevo, configura primero la cuenta y importa después. Sin cuenta configurada, Outlook no tiene buzón donde dejar los mensajes y los coloca en un archivo suelto al lado.

1. Vuelve a Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar.
2. Elige Importar de otro programa o archivo y después Archivo de datos de Outlook (.pst).
3. Busca tu archivo y decide en Opciones qué hacer con los duplicados.
4. Escribe la contraseña si la tiene, elige el buzón de destino y pulsa Finalizar.

Si no recuerdas dónde está ese archivo en el equipo viejo, Microsoft lo guarda por defecto aquí:

C:\Users\<nombre de usuario>\Documents\Outlook Files

Dos avisos de Microsoft que ahorran disgustos: mover un pst de un ordenador a otro no mueve la configuración de tu cuenta de correo, y un archivo ost, el que aparece con las cuentas de Exchange y Microsoft 365, no se puede mover, porque Outlook lo reconstruye solo al añadir la cuenta. No copies nunca un ost. El procedimiento completo está en la página de soporte de Microsoft sobre exportar a un archivo pst, consultada el 8 de agosto de 2026.

El nuevo Outlook lee un archivo pst, pero no sabe importarlo.

Desde que el nuevo Outlook viene de fábrica en los equipos recién comprados, aquí se atasca media mudanza. Leer, lee: abres un pst, miras dentro, arrastras mensajes al buzón. Importar, no.

Microsoft lo dice sin rodeos: «En este momento, no se admite la importación de un buzón o un calendario con un archivo .pst en el nuevo Outlook». Y sobre lo que guarda ese archivo: «los elementos de Calendar y contactos guardados en archivos .pst no serán accesibles en esta versión». Tus citas y tus contactos están dentro del pst, pero desde ahí no los vas a ver.

Exportar sí se puede: Configuración > Files > Exportar y luego Introducción. En la interfaz en español esa entrada aparece todavía con el nombre en inglés, Files; el sitio es ese.

Para importar, baja el conmutador Nuevo Outlook de la esquina superior derecha, importa en el Outlook clásico y vuelve luego si la interfaz nueva te gusta más. Diez minutos de rodeo frente a una tarde buscando un botón que no existe.

Las firmas, las reglas y los remitentes bloqueados no van dentro del pst.

Esta es la parte que casi ninguna guía cuenta y la que de verdad se echa de menos. El correo vuelve; el comportamiento de tu Outlook, no.

Microsoft lo escribe con todas las letras en su página de importación: «Outlook no exporta metadatos, como propiedades de carpeta (vistas, permisos y configuración de Autoarchivar), reglas de mensajes y listas de remitentes bloqueados».

Traducido al día a día: la carpeta que veías ordenada por remitente vuelve a ordenarse por fecha, la regla que movía las facturas no mueve nada y el boletín que bloqueaste aparece otra vez en la bandeja. No está roto. Nunca llegó a viajar.

Para las firmas hay atajo. Con un buzón de Microsoft 365 o de Outlook.com y una versión reciente de Outlook se guardan en el propio buzón y te las encuentras hechas. Con POP, con IMAP o con un Exchange de empresa son archivos de tu perfil de Windows: cierra Outlook y copia esta carpeta entera al mismo sitio del equipo nuevo.

%APPDATA%\Microsoft\Signatures

Las reglas tienen su propia puerta. En Outlook clásico entra en Archivo > Administrar reglas y alertas, pulsa Opciones y usa las órdenes de exportar e importar reglas. El archivo que sale tiene extensión .rwz y solo se abre en Outlook clásico, que es el que viene, por ejemplo, con Microsoft Office 2021 Pro Plus. Las reglas importadas se colocan al final de tu lista, no intercaladas, así que revisa el orden.

La libreta de direcciones se lleva aparte, y la lista de autocompletar merece un párrafo propio.

Con Microsoft 365, Outlook.com o Exchange, los contactos son parte del buzón y aparecen solos. El problema lo tiene quien lleva años con POP y ha construido su libreta de direcciones en local, donde no la respalda nadie.

Para llevártela por separado: Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo > Valores separados por comas y elige la carpeta Contactos de la cuenta correcta. Un csv lo lee cualquier cosa, incluido el móvil. Si lo que quieres es recuperarlos en Outlook tal y como estaban, con sus categorías y sus campos personalizados, exporta en pst: el csv conserva columnas, no estructura.

Queda la lista de autocompletar, la que despliega direcciones en cuanto escribes tres letras. Es la queja número uno tras una mudanza y casi siempre se diagnostica mal: no es la libreta de direcciones ni tiene relación con ella, sino una caché guardada como elemento oculto dentro del buzón. Por eso no sale en ninguna exportación.

De ahí salen dos consecuencias. Con Microsoft 365 o con Outlook.com la lista suele reaparecer sola, porque vive en un buzón que se sincroniza. Con POP o con IMAP se queda atrás y no hay casilla que la traiga; circulan procedimientos para extraerla con utilidades técnicas, delicados y que rescatan sobre todo direcciones mal escritas de hace años.

Mi consejo va por otro lado: dedica veinte minutos a meter en Contactos las direcciones que usas de verdad y deja que la caché se reconstruya escribiendo. Es la única manera de que el problema no vuelva en la próxima mudanza.

¿Sigue sin funcionar? Estas son las causas que aparecen casi siempre.

Cuatro situaciones explican la mayor parte de los correos que recibimos:

• Importaste antes de añadir la cuenta. Los mensajes están, pero dentro de un archivo de datos colocado al lado del buzón en vez de dentro. Arrastra las carpetas a la cuenta correcta y listo.
• Buscas el botón de importar en el nuevo Outlook. No existe. Baja el conmutador de la esquina superior derecha y vuelve al Outlook clásico.
• El correo está pero no aparece al buscar. No es un fallo de la importación: el índice todavía tiene que procesar el archivo, y con un pst grande eso son horas. Si después sigue vacío, mira lo que contamos sobre por qué la búsqueda de Outlook deja de encontrar mensajes.
• Outlook no descarga nada en el equipo nuevo. Entonces el problema no son tus datos sino la cuenta, y las causas habituales están en nuestro artículo sobre Outlook que no se conecta con el servidor.

Si aun así te atascas, escríbenos con lo que pone en la columna Tipo y el mensaje exacto que ves en pantalla. Con esos dos datos suele bastar una respuesta.

Una última comprobación que casi nadie hace: antes de formatear el disco viejo, busca en el equipo nuevo un mensaje concreto de hace tres años, con un adjunto, y abre el adjunto. No la lista de carpetas ni el contador del final de la pantalla: un mensaje de verdad, abierto, con su documento dentro. Mientras esa prueba no salga bien, el ordenador viejo se queda apagado en un rincón.