Transferir una licencia de Office a otro ordenador

Antes de instalar nada, averigua qué tipo de licencia de Office tienes.

Has comprado un ordenador nuevo y quieres tu Office ahí, pero cada página te cuenta una cosa distinta. Al terminar esta guía sabrás cuál de las cuatro rutas te toca y la habrás recorrido, o sabrás por qué en tu caso esa ruta no existe.

La pregunta que decide todo no es cómo se transfiere, sino qué compraste. Hay cuatro tipos de licencia de Office y solo uno de ellos se mueve con normalidad. Otro no se mueve nunca.

Si no lo tienes claro, abre Word o Excel en el equipo antiguo y entra en Archivo > Cuenta. En el apartado Información del producto aparecen el nombre completo, el número de versión y la compilación. Si ves un año en el nombre, es una compra única. Si pone Microsoft 365, es una suscripción. Desde ese mismo botón, en Acerca de Excel, puedes abrir los términos de licencia que se aplican a tu copia.

Ese minuto en Archivo > Cuenta es el paso que casi todo el mundo se salta, y es el que decide si la tarde te cunde o se te va entera.

Con Microsoft 365 no transfieres nada: instalas y cierras sesión en el equipo viejo.

En una suscripción la licencia vive en tu cuenta de Microsoft, no en un ordenador concreto. Por eso no existe una transferencia, solo una instalación más.

1. Inicia sesión en el ordenador nuevo con la misma cuenta de Microsoft con la que contrataste la suscripción y abre la página de instalación de tu cuenta.
2. Elige Install apps y después Install para descargar el instalador.
3. Ejecuta el archivo descargado y espera al aviso de que Office ya está instalado.
4. Abre Word o Excel y acepta los términos de licencia. Con eso queda activado.

Puedes instalar Microsoft 365 en todos tus dispositivos y tener la sesión iniciada en cinco a la vez. Si te pasas de ahí, cierra sesión a distancia en alguno. Se hace en la página de instalación de tu cuenta, en el bloque Devices, con el botón Sign out of Office junto al equipo que ya no usas. La página se muestra en el idioma de tu cuenta, así que el rótulo puede cambiar; el sitio es el mismo.

https://account.microsoft.com/services/office/install

Ten paciencia con ese cierre de sesión. Microsoft avisa de que pueden pasar hasta 72 horas antes de que Office detecte en ese equipo que has cerrado sesión a distancia. Mientras tanto, allí se pueden abrir e imprimir documentos, pero no editarlos ni crear nuevos.

Pasar una licencia de Office a otra cuenta de Microsoft no se puede.

Esta es la pregunta que más se busca en español y también la que peor sienta. La situación típica: contrataste Microsoft 365 con un correo de hace quince años, uno que ya casi no abres, y quieres llevártelo a tu cuenta actual. La respuesta de Microsoft es tajante: una suscripción de Microsoft 365 existente no se puede transferir de una cuenta de Microsoft a otra.

No hay un botón escondido ni un formulario especial. Lo único que Microsoft describe, para Microsoft 365 Familia, es dar un rodeo: desactivar la renovación automática para que la suscripción actual caduque, esperar a que termine el periodo, que la persona con la cuenta nueva contrate su propia suscripción y que después la comparta con los demás miembros de la familia.

Con una compra única el planteamiento cambia, porque ahí no hay suscripción sino una licencia asociada a una persona. Para los usuarios del Espacio Económico Europeo, Microsoft describe una vía para transferir la licencia a otra persona en la medida en que la ley lo permita, poniéndote en contacto con su servicio de atención al cliente. Microsoft cancela entonces tu derecho de uso y envía al nuevo titular las instrucciones para asociar la licencia a su propia cuenta.

Mi consejo va a contracorriente: no borres esa cuenta antigua. Mientras tenga una compra asociada, es tu comprobante. Perder la contraseña es molesto; eliminar la cuenta es definitivo.

Una compra única se puede mover, pero solo una vez cada noventa días.

Si compraste Office suelto, en caja o como descarga con clave de producto, tienes una compra única. Esa sí se mueve. Con dos condiciones, y la segunda la desconoce casi todo el mundo.

En su página de soporte sobre la transferencia de licencias de Office, Microsoft indica que una compra única se instala en un solo PC o Mac, y que puedes transferir Office 2024 u Office 2021 a otro ordenador de tu propiedad, pero no más de una vez cada noventa días, con una excepción: si hay un fallo de hardware, puedes hacerlo antes. Cada vez que lo transfieras debes quitar el software del ordenador anterior. Consultado el 8 de agosto de 2026.

No es un bloqueo técnico que se pueda esquivar. Es la condición bajo la que compraste. En la práctica significa que no conviene ir y volver entre dos equipos para ver dónde va mejor. Decide uno.

• Desinstala Office en el equipo antiguo desde la lista de aplicaciones instaladas de Configuración, antes de vender o formatear la máquina.
• Entra en tu cuenta de Microsoft, en la página de servicios y suscripciones, con la misma cuenta con la que activaste Office en su día.
• Lanza la instalación en el equipo nuevo desde esa misma página. No necesitas volver a escribir la clave si la compra ya está asociada a tu cuenta.
• ¿La compra no aparece? Asóciala primero en la página de configuración de Microsoft usando tu clave de producto.

https://account.microsoft.com/services/
https://www.microsoft365.com/setup

Hay un detalle incómodo con la desactivación. Para las suscripciones existe ese botón de cerrar sesión, pero Microsoft afirma sin rodeos que no hay forma de desactivar Office Hogar y Estudiantes, Office Hogar y Empresas, Office Professional ni las aplicaciones sueltas. En esas versiones, desinstalar en el equipo antiguo no es un trámite: es la única acción que cuenta.

Si la activación se atasca en el ordenador nuevo, hay un código que aparece más que todos los demás juntos, y lo tratamos aparte en el artículo sobre la activación de Office que falla con el error 0xC004F074.

El Office que venía con tu ordenador se queda en ese ordenador.

Aquí está el nudo del asunto. Si Office ya estaba puesto cuando encendiste por primera vez el portátil anterior, esa licencia pertenece al aparato. No a ti, ni a tu cuenta: al aparato.

Los términos de licencia del Office preinstalado lo dicen en una línea: quien ha adquirido el software preinstalado en un dispositivo solo puede transferirlo a otro usuario junto con ese dispositivo. Vendes el portátil y Office se va con el portátil. Te lo quedas y Office se queda ahí.

Por eso hay tanta gente que descubre el problema tarde, cuando el equipo viejo ya está formateado y vendido. La clave de producto nunca la vio nadie, y eso también encaja: Microsoft explica que en un PC que viene con Office pagado, la clave digital se envía al equipo en el momento de activar Windows, sin papel impreso de por medio.

Comprueba una cosa antes de darlo por perdido. Si el Office del ordenador nuevo apareció sin que pagaras nada, según Microsoft suele tratarse de una prueba de un mes de Microsoft 365 Familia, no de una licencia completa. Y si quieres entender por qué unos programas viajan y otros no, está desarrollado en la comparación entre licencias OEM, retail y por volumen.

Cuando el problema es efectivamente un OEM, la única salida real es una licencia propia y transferible. Una compra única como Microsoft Office 2021 Pro Plus queda asociada a ti y no a la placa base, y te acompaña al siguiente ordenador.

Si la licencia es de tu empresa, quien la mueve es el administrador.

Si en Office inicias sesión con tu correo corporativo o del centro educativo, la licencia sale de una asignación central. Tú no puedes moverla, y eso no es una limitación sino el diseño.

Tu parte es corta: instala Office en el equipo nuevo e inicia sesión con la cuenta de trabajo. La licencia encaja sola mientras tu usuario siga teniendo asignación. Si devuelves el ordenador viejo, avísalo, porque un equipo olvidado sigue figurando en el inventario.

Ningún programa de migración ni memoria USB mueve una licencia.

Buena parte de lo que se encuentra buscando en español lleva a herramientas de migración de pago. Conviene decirlo sin acritud: una licencia no se muda con un programa de copia.

La razón es sencilla en cuanto sabes dónde vive una licencia. Office son dos cosas: archivos en tu disco y una activación registrada en Microsoft. El programa copia la primera mitad. La segunda, la única que importa, se queda atrás. El resultado es un Office que arranca y avisa de que no tiene licencia.

Esos programas sí sirven para llevarse documentos y parte de la configuración. Trabajo útil, pero no tocan tu licencia, y esa distinción es justo la que se pierde en la publicidad.

Tus documentos y tu correo de Outlook viajan aparte de la licencia.

La licencia no arrastra tus archivos y los archivos no arrastran la licencia. Son dos tareas distintas, y la segunda se olvida hasta que abres Outlook y encuentras una bandeja vacía.

Con una cuenta de Microsoft 365 o Exchange, Outlook vuelve a descargarlo todo del servidor y no tienes que copiar nada. Con POP, tu correo está en un archivo pst en el disco antiguo. Microsoft indica esta ubicación:

C:\Users\<nombre de usuario>\Documents\Outlook Files

Copia ese pst al ordenador nuevo, configura primero tu cuenta de correo allí y ábrelo después desde Outlook. Dos avisos del propio Microsoft: mover un pst no traslada la configuración de tu cuenta, y un archivo ost no se puede mover, porque Outlook lo vuelve a crear al añadir una cuenta.

¿Sigue sin funcionar? Estas suelen ser las causas reales.

Los avisos de Office son cortos y explican poco. Estas cuatro cubren la mayoría de los casos:

• Has iniciado sesión con la cuenta equivocada. Mucha gente tiene dos cuentas de Microsoft y la compra está en la otra. Mira en Archivo > Cuenta con qué correo has entrado.
• Aparece el aviso de producto desactivado (en inglés, "Product Deactivated"). La sesión ha caducado o se ha liberado en otro sitio. Vuelve a iniciar sesión con la cuenta que tiene la licencia.
• Aparece el aviso de producto sin licencia (en inglés, "Unlicensed Product"). En una compra única suele significar que esa instalación nunca llegó a vincularse con la compra, no que la licencia esté rota.
• Has topado con el límite de noventa días. Si ya moviste Office hace poco, no es un fallo: es la condición cumpliendo su función. Si el equipo anterior se averió, se aplica la excepción por fallo de hardware.

Antes de seguir buscando, revisa qué equipos siguen colgando de tu cuenta de Microsoft. Uno que ya no tienes se quita desde la página de dispositivos con el botón Remove device.

https://account.microsoft.com/devices

Si con eso tampoco sale, escríbenos indicando el nombre del producto que aparece en Archivo > Cuenta y el aviso exacto que ves; con esos dos datos suele bastar una respuesta.

Una observación después de muchos traslados: quien antes termina es quien todavía tiene encendido el ordenador viejo. No porque saque nada de él, sino porque puede volver a mirar. Formatea esa máquina cuando la nueva ya funcione de verdad, ni una noche antes.