Asignar una licencia de Autodesk a un usuario paso a paso

Invitar a alguien a tu equipo y darle una licencia son dos acciones distintas.

Los puestos están pagados, tu compañero ya aparece en la lista y aun así AutoCAD le sigue abriendo una versión de prueba. No está roto nada. Al terminar esta página habrás hecho la asignación y sabrás qué función necesitas tener para poder hacerla.

La frase que resuelve la mayoría de estos casos es esta: estar en el equipo no es lo mismo que tener un puesto. Invitar mete a la persona en el equipo. Asignar le entrega el producto. Autodesk separa las dos cosas en pantallas diferentes, y mucha gente hace la primera, ve aparecer el nombre en la lista y da el trabajo por terminado.

No lo está. Nadie recibe un aviso por un puesto que nunca se repartió, y por eso estos casos se alargan semanas hasta que alguien protesta.

Invita primero: nombre, apellidos, correo electrónico y Enviar invitación.

Si la persona todavía no está en tu equipo, empieza aquí. Sin este paso su nombre no aparece en la pantalla de asignación, que es justo cuando casi todo el mundo se pone a buscar.

1. Selecciona Administración de usuarios > Por usuario en el menú de navegación. Si no ves Administración de usuarios, no eres administrador.
2. Elige el equipo al que quieres invitar a la persona y selecciona Invitar a usuarios.
3. Escribe el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico y selecciona Enviar invitación.

https://manage.autodesk.com/

A partir de ahí hay dos estados y la diferencia importa. Quien ya tiene una cuenta de Autodesk Account aparece como verificado enseguida. Quien no la tiene aparece como invitado y dispone de siete días para crear la cuenta con el vínculo del correo. Si se pasa el plazo, selecciona al usuario y elige Volver a enviar invitación.

La dirección de correo falla más veces que cualquier cuestión técnica. Invitas la cuenta del trabajo, pero esa persona ya tenía una cuenta de Autodesk con su correo personal, entra con el de siempre por costumbre y te dice que la licencia no funciona. Funciona. Está mirando la cuenta equivocada.

Hay cuatro funciones y la de quien paga no sirve para asignar ni un puesto.

Este es el segundo tropiezo y en un estudio pequeño paraliza de verdad. El responsable de contratos, llamado comprador según dónde estés, es quien adquirió la suscripción. Recibe las facturas y los recordatorios de renovación. No puede asignar ni un puesto mientras no tenga además la función de administrador principal o secundario.

Cada equipo tiene un único administrador principal, por defecto el comprador inicial, y puede tener varios secundarios y varios de SSO. Para cambiar una función: Por usuario, seleccionas a la persona, Cambiar función, eliges y Guardar. Solo un administrador secundario puede pasar a principal, y el principal anterior se queda como secundario.

Dos cosas van por otro camino. El responsable de contratos solo se cambia abriendo un caso con Autodesk Assistant, y un administrador principal no se puede eliminar del equipo mientras conserve sus privilegios administrativos. Mi consejo para un estudio de menos de veinte personas: que la función de administrador secundario la tengan al menos dos, y que una esté delante del ordenador todos los días. El socio que firma las facturas suele estar en una obra.

Puedes asignar por producto, por usuario o por grupo.

Las tres rutas acaban en una licencia que funciona. La que elijas depende de si piensas en un producto, en una persona o en un departamento.

Por producto. Selecciona Administración de usuarios > Por producto, elige un equipo y luego un producto para ver quién tiene puesto en él. Con Asignar usuarios introduces el nombre y el correo de cada uno y después eliges Asignar todos los elementos o Personalizar asignación para marcar elementos sueltos y confirmar con Asignar.

Por usuario. Selecciona Administración de usuarios > Por usuario y abre a una persona para ver qué tiene y qué le puedes dar. Asignar le entrega el producto con todo lo que incluye. Lo interesante está en la flecha que hay al lado: ahí tienes Personalizar con Asignar elementos seleccionados y el desplegable Asignar puesto desde una suscripción concreta.

Quitar el acceso funciona igual al revés. Anular asignación retira el producto y todos sus elementos asociados; con la flecha de al lado desactivas casillas sueltas y confirmas con Guardar cambios. Hay una excepción que despista mucho: los productos asignados por defecto o por grupo no se pueden anular desde Por usuario ni desde Por producto. Si el botón que esperabas no está, es por eso, y el cambio hay que hacerlo en el grupo.

En la ayuda en español, la palabra grupo significa dos cosas a la vez.

Aquí conviene pararse, porque la traducción de Autodesk arrastra una ambigüedad que confunde a cualquiera. En inglés, el conjunto de puestos disponibles del equipo se llama pool. En español eso se ha traducido también como grupo: la ayuda habla de asignar un puesto desde cualquier suscripción disponible en el equipo, entre paréntesis, grupo. Y en la misma página, Por grupo significa otra cosa distinta, los grupos de usuarios que tú creas.

El resultado es una frase real de la documentación que dice que puedes asignar grupos de usuarios al grupo de productos. No es un error tuyo si la lees tres veces. Traducido a lo que pasa de verdad: el primer grupo es un conjunto de personas y el segundo es el montón de puestos libres.

Un truco para no perderte: si aparece grupo principal, se habla de puestos. Si ves Por grupo en el menú, se habla de personas.

Asigna desde el conjunto disponible salvo que tengas un motivo para fijar un ID de suscripción.

Esta es la decisión que lleva un reloj dentro y casi nadie la explica. Un puesto puede salir del conjunto común del equipo, es decir, de cualquier suscripción disponible, o de un ID de suscripción concreto.

Del conjunto común lo gestiona el sistema solo: mientras el equipo tenga puestos suficientes, todos conservan el acceso. Fijado a un ID, el usuario recibe un puesto de esa suscripción y de ninguna otra, y cuando caduca su acceso al producto termina. En una fecha que decidiste hace meses y que ya no recuerdas.

Lo vi en un estudio que había fijado a un colaborador externo al ID de la suscripción que pagaba el cliente de aquel proyecto. El proyecto se alargó, la suscripción no. El colaborador se quedó sin Revit un martes, con la entrega el jueves, y nadie relacionó las dos cosas hasta la tarde. Autodesk documenta las dos opciones en su página sobre asignar acceso a productos, comprobado el 8 de agosto de 2026. Fijar el ID tiene usos legítimos, como imputar el coste a un proyecto o cortar el acceso de un externo al acabar el contrato. Si no es tu caso, deja el conjunto común. Lo que espera al usuario cuando llega la fecha está en qué ocurre cuando caduca tu licencia de software.

Un puesto pertenece a un equipo, así que los puestos libres de otro equipo no te sirven.

El equipo es el recipiente: los usuarios, las asignaciones y la configuración viven dentro. Alguien que está en el equipo A no puede recibir un puesto de una suscripción que está en el equipo B. Con un solo equipo esto no se nota nunca.

Se complica cuando se ha comprado por dos vías distintas o cuando hay un contrato antiguo a nombre de un socio y otro más reciente a nombre de la sociedad. Entonces tienes dos equipos, dos conjuntos de puestos y un administrador que jura que queda uno libre mientras la pantalla dice que no. Los dos tienen razón. La salida es mover la suscripción al equipo donde está la gente, algo que hace el responsable de contratos y que además exige una función de administrador.

Asignar por grupo es lo único que escala, y no admite un ID de suscripción.

Uno a uno es razonable con cinco personas y un castigo con cincuenta. Crea grupos, mete usuarios dentro y asigna productos al grupo entero: AutoCAD al grupo Arquitectos, Civil 3D y Navisworks Manage al grupo Ingenieros civiles. Quien llegue nuevo recibirá su software con solo entrar en el grupo.

1. Selecciona Administración de usuarios > Por grupo y abre un grupo existente.
2. Elige la ficha Productos para ver lo que ya tiene el grupo.
3. Selecciona Asignar para darle un producto o Anular asignación para quitárselo.

Cuenta los puestos antes. Una asignación por grupo no crea puestos de la nada y Autodesk avisa de que hay que tener suficientes para todos los miembros antes de asignar.

La limitación conviene conocerla antes de montar la estructura: los grupos se asignan al conjunto de productos y no se pueden vincular a un ID de suscripción concreto. Si una persona del grupo tiene que estar en una suscripción determinada por motivos de facturación, la tratas aparte desde Por usuario. Es un apaño, no una función.

Pasar un puesto a otra persona es anular la asignación y después asignar.

La secuencia es corta. En Por usuario, abre a la persona que deja el puesto y selecciona Anular asignación para liberarlo. Después abre a la persona nueva, invítala antes si no está en el equipo, y asígnale el producto. Si quien se va deja la empresa, elimínalo del equipo: eso le retira el acceso a los productos, a los centros y a los proyectos vinculados, pero no borra su cuenta personal de Autodesk Account. Esa cuenta es suya.

Hay dos preguntas que se confunden todo el rato. La misma persona en un ordenador nuevo es otro trabajo, explicado en nuestra guía para transferir una licencia de Autodesk a un ordenador nuevo. Esta página trata del otro caso: la misma licencia, otra persona. Si lo que falta es un puesto y no una redistribución, una suscripción de Autodesk con todas las aplicaciones entra en el mismo conjunto y se asigna igual que las que ya tienes.

Con un archivo CSV asignas hasta 5000 usuarios de una vez y sin avisar a ninguno.

A partir de un puñado de personas, usa la ficha Importar en lugar de teclear nombres. Las reglas son estrictas:

• Una fila por usuario, con el primero en la fila 2, porque la fila 1 se omite.
• Al menos tres columnas: nombre, apellidos y correo electrónico. La cuarta, con el ID de suscripción, es opcional; sin ella el sistema asigna cualquier suscripción disponible para ese producto.
• Guarda en formato CSV UTF-8 (delimitado por comas) en cuanto haya acentos o eñes. Muñoz y Peñalver son la razón de que la mitad de estas importaciones vuelvan rotas.
• Carga el archivo desde Asignar usuarios con Cargar archivo CSV. Puedes seguir trabajando mientras se sube.

Dos comportamientos que conviene saber antes. A quien ya tiene acceso al producto no se le asigna un segundo puesto, así que puedes repetir la importación sin miedo. Y quien recibe el puesto por importación no recibe correo de aviso: en tu pantalla el reparto parece terminado y en el estudio no se ha enterado nadie.

¿Sigue sin ver nada? Estas son las causas habituales.

La asignación es casi inmediata. Si ha pasado una hora y sigue viendo la versión de prueba, repasa esta lista.

• Invitado pero nunca asignado. El caso más frecuente con diferencia. Un nombre en Por usuario sin ningún producto al lado es exactamente esto.
• Estado invitado en lugar de verificado. La cuenta no se llegó a crear o se pasaron los siete días. Elige Volver a enviar invitación.
• Entra con un correo distinto del que invitaste. La licencia va pegada a la dirección, no a la persona.
• Eres responsable de contratos sin función de administrador, así que los botones sencillamente no están.
• Has asignado en el equipo equivocado, algo fácil cuando el selector se queda con el último equipo que abriste.
• No ha cerrado sesión y vuelto a entrar desde que hiciste la asignación.

Cuando la asignación se ve correcta y el programa sigue sin arrancar, el problema ya está en su ordenador: empieza por qué hacer si no se activa la licencia de AutoCAD. Si compraste con nosotros y el puesto no aparece en la cuenta, escríbenos con el número de pedido y el correo.

Y una última cosa, que además cuesta dinero. Abre Por usuario y lee la lista como si acabaras de llegar al estudio. En casi todas las oficinas con unos años de Autodesk hay uno o dos puestos a nombre de gente que se fue, renovándose cada doce meses porque anular la asignación no era tarea de nadie. La cuenta no te lo dirá jamás. Ponte un aviso el mes anterior a la renovación y lee la lista entonces, cuando el número todavía significa algo.